Artifactors Brain

Privacy policy

Version 1.0, 10 November 2026

This policy explains how Artifactors Brain handles personal data. Artifactors Brain is a service of Artifactors, a trade name of Salesupply B.V., Kerkenbos 1047, 6546 BB Nijmegen, the Netherlands, Chamber of Commerce number 69807361 ("Artifactors", "we"). Questions: hello@artifactors.com.

What the service does

Artifactors Brain is a knowledge base for organisations. You and your AI assistant (such as Claude or ChatGPT) can search, read and add notes through a secure connection (the Model Context Protocol). The service is offered to businesses, by invitation.

What data we process

• Account data: name, email address, organisation, a hash of your password (never the password itself) and the time of your last sign-in.
• Content: the notes you or your AI assistant save, with title, space, links between notes and timestamps. Notes may contain personal data if you put it there.
• Search queries: the text of a search is processed to find results. We do not store search queries.
• Usage logs: time, action (for example "search" or "create note"), the name of the connected AI app, and for failed sign-ins the email address used. Logs do not contain the content of notes or searches.

We do not receive or store your conversations with your AI assistant, its memory or your files. We only receive what the assistant sends to a tool, such as a search query or the text of a note you asked it to save.

Why we process it

• To provide the service you signed up for (performance of a contract).
• To keep the service secure, prevent misuse and fix problems (legitimate interest).
• To answer your support questions.

We do not sell data, show advertising, or use your content to train AI models. For the content of business customers, Artifactors acts as a processor on behalf of the customer; a data processing agreement is available on request.

Service providers

Supabase and Vercel are US companies; where data leaves the EU, this happens under the EU Standard Contractual Clauses or the EU-US Data Privacy Framework. Mistral AI states that it does not use API inputs or outputs to train its models.

When you connect an AI assistant, the notes and search results it requests are processed by that assistant's provider (for example Anthropic or OpenAI) under your own agreement with that provider.

How long we keep data

• Account data and content: for as long as your account is active, or until you delete the content.
• After you end your account or ask us to delete data, we delete it within 30 days, including from backups.
• Usage logs: 12 months.

Security

Connections are encrypted (HTTPS). Data is encrypted at rest. Each organisation's data is separated and only reachable with a signed, short-lived access token for a user of that organisation. Passwords are stored as hashes. Spaces can be marked as protected so AI assistants cannot reach them.

Your rights

You can ask us for access to, correction, export or deletion of your data, and object to processing, by emailing hello@artifactors.com. If your organisation manages your account, we may forward your request to them. You can also file a complaint with the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens).

Changes

We will publish changes on this page and update the version date. Material changes are announced to account holders by email.

Privacyverklaring

Versie 1.0, 10 november 2026

Deze verklaring legt uit hoe Artifactors Brain omgaat met persoonsgegevens. Artifactors Brain is een dienst van Artifactors, een handelsnaam van Salesupply B.V., Kerkenbos 1047, 6546 BB Nijmegen, KvK 69807361 ("Artifactors", "wij"). Vragen: hello@artifactors.com.

Wat de dienst doet

Artifactors Brain is een kennisbank voor organisaties. Jij en je AI-assistent (zoals Claude of ChatGPT) kunnen via een beveiligde koppeling (het Model Context Protocol) notities zoeken, lezen en toevoegen. De dienst is voor bedrijven, op uitnodiging.

Welke gegevens we verwerken

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, organisatie, een hash van je wachtwoord (nooit het wachtwoord zelf) en het tijdstip waarop je voor het laatst inlogde.
• Inhoud: de notities die jij of je AI-assistent opslaat, met titel, ruimte, links tussen notities en tijdstempels. Notities kunnen persoonsgegevens bevatten als je die erin zet.
• Zoekvragen: de tekst van een zoekopdracht wordt verwerkt om resultaten te vinden. We slaan zoekvragen niet op.
• Gebruikslogboek: tijdstip, handeling (bijvoorbeeld "zoeken" of "notitie maken"), de naam van de gekoppelde AI-app en bij een mislukte inlogpoging het gebruikte e-mailadres. Het logboek bevat geen inhoud van notities of zoekvragen.

We ontvangen en bewaren je gesprekken met je AI-assistent, het geheugen ervan en je bestanden niet. We ontvangen alleen wat de assistent naar een tool stuurt, zoals een zoekvraag of de tekst van een notitie die je liet opslaan.

Waarom we ze verwerken

• Om de dienst te leveren waarvoor je bent aangemeld (uitvoering van een overeenkomst).
• Om de dienst veilig te houden, misbruik te voorkomen en problemen op te lossen (gerechtvaardigd belang).
• Om je supportvragen te beantwoorden.

We verkopen geen gegevens, tonen geen advertenties en gebruiken je inhoud niet om AI-modellen te trainen. Voor de inhoud van zakelijke klanten is Artifactors verwerker namens de klant; een verwerkersovereenkomst is op verzoek beschikbaar.

Dienstverleners

Supabase en Vercel zijn Amerikaanse bedrijven; als gegevens de EU verlaten, gebeurt dat op basis van de EU-modelcontractbepalingen of het EU-VS Data Privacy Framework. Mistral AI verklaart dat het invoer en uitvoer via de API niet gebruikt om modellen te trainen.

Als je een AI-assistent koppelt, worden de notities en zoekresultaten die de assistent opvraagt verwerkt door de aanbieder van die assistent (bijvoorbeeld Anthropic of OpenAI), onder jouw eigen afspraken met die aanbieder.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Accountgegevens en inhoud: zolang je account actief is, of tot je de inhoud verwijdert.
• Na het beëindigen van je account of een verzoek tot verwijdering verwijderen we de gegevens binnen 30 dagen, ook uit back-ups.
• Gebruikslogboek: 12 maanden.

Beveiliging

Verbindingen zijn versleuteld (HTTPS). Gegevens zijn versleuteld opgeslagen. De gegevens van elke organisatie zijn gescheiden en alleen bereikbaar met een ondertekend, kortlopend toegangstoken van een gebruiker van die organisatie. Wachtwoorden worden als hash opgeslagen. Ruimtes kunnen als afgeschermd worden gemarkeerd, zodat AI-assistenten er niet bij kunnen.

Je rechten

Je kunt ons vragen om inzage, correctie, export of verwijdering van je gegevens, en bezwaar maken tegen verwerking, via hello@artifactors.com. Beheert je organisatie je account, dan kunnen we je verzoek aan hen doorsturen. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Wijzigingen publiceren we op deze pagina met een nieuwe versiedatum. Belangrijke wijzigingen melden we per e-mail aan accounthouders.